Tips Cara Membuat Mail Merge Pada Microsoft Word 2007

Mail merge membantu kita untuk membuat sebuah dokumen (misalnya surat) yang isinya sama untuk penerima yang berbeda secara cepat dan mudah. Fitur ini sangat membantu terutama bila penerimanya sangat banyak.

Mail merge juga dapat digunakan untuk membuat sertifikat, label, dan amplop.

Langkah-langkah membuat mail merge di ms word

Untuk pembuatan mail merge sebagaimana fungsinya yaitu membantu mempermudah dalam pembuatan surat atau tulisan dengan jumlah banyak tetapi dengan format yang sama, biasanya dibutuhkan dua file.  Yang pertama bisa menggunakan aplikasi spreedsheet/excel  atau database untuk meletakkan data seperti alamat, nama yang akan diolah. File yang kedua berupa isi surat, biasanya dibuat  dengan aplikasi pengolah kata seperti ms word.

Sebagai contoh mail merge kali ini saya akan mengambil contoh pembuatan surat undangan kepada klien/pelanggan, dimana “nama”, alamat”, “kota” yang menjadi acuannya/data, lihat gambar dibawah ini :

Lalu bagimana membuat mail merge seperti di atas, berikut tahap pembuatannya:

1.Bukalah program ms. word 2007 anda, Buatlah header terlebih dahulu dengan cara klik “insert”, lalu  pilih “header” kemudian pilih “blank” dengan terlebih dahulu mengklik tanda panah dibawah icon header.

2. Ketikkan teks sesuai gambar di bawah ini , lalu klik kanan setelah teks maka toolbar font akan muncul atau atur dengan klik “home”. Kemudian atur font menjadi “calibri”, size 14, alignment center. Untuk baris pertama silahkan anda hitamkan/bold. kursus komputer microsoft office

3. Tambahkan garis dengan memilih tab “insert” klik “shapes”. Kemudian anda pilih icon line, kemudian drag di bawah teks sambil sambil menekan shift agar hasil garis lurus.

4. Untuk mengatur ketebalan garis, pilih Tab Format yang muncul otomatis setelah membuat garis.  Masuk sub menu weight pilih 1 pt.

5. Lalu lengkapilah/ketik surat anda menjadi seperti gambar di bawah ini, di bawah header tentunya.

6.  Untuk membuat surat dengan Mailing List klik Tab Mailings klik icon Start Mail Merge pilih Step by step Mail Merge Wizard.

7.Akan muncul panel di sebelah kanan dokumen. Pilih Letters, klik Next. Kemudian kita pilih Use the current document, klik Next.

8. Karena daftar penerima belum kita miliki, maka buat baru dengan memilih Type a new list, klik Create.

9. Akan muncul kotak dialog New Address List lalu klik customize colums untuk mengubah fieldnya menjadi Nama, Alamat dan Kota. Gunakan tombol delete untuk menghapus field yang tidak diperlukan. Lalu klik Ok

10.  Isikan Address List dengan data penerima surat. Gunakan tombol New Entry untuk menambah data, lalu klik Ok jika sudah selesai. ilmu komputer perkantoran

11. Simpan data source anda ke dalam sebuah file, contoh data.mdb. Perhatikan posisi file. Defaultnya sebuah data source berada di dalam folder My Document/My Data Source. Anda bisa memilih lokasi lain pada saat proses penyimpanan.

12. Di bawah ini adalah daftar penerima surat yang sudah dibuat. Apabila ada yang tidak diperlukan, hilangkan tanda cek pada data.

13. Klik Next pada panel, lalu masukkan field ke dalam surat dengan cara posisikan kursor setelah teks Yth kemudian pada Tab Mailings klik icon Insert Merge Field, klik Nama, enter, klik Alamat, enter, lalu klik Kota.

14.Untuk melihat data yang lain, klik tanda panah pada Recipient seperti di bawah ini. Kemudian klik Next untuk mengakhiri Mail Merge. Surat bisa dicetak ke printer atau dicetak ke dalam sebuah file lalu bisa diedit secara individual.

15. Sampai di sini tahap pembuatan mail merge telah selesai.